En el siguiente artículo damos algunas CLAVES para aquellas empresas que estén decidiendo si certificarse en Cadena de Custodia.
Una vez nos encontremos familiarizados con qué es la certificación forestal, la certificación de Cadena de Custodia y los esquemas de certificación que operan actualmente en España, hay una serie de decisiones que tendremos que tomar y pautas a seguir, si decidimos iniciar el proceso de certificación de CdC en nuestra empresa.
¿Merece la pena certificarse?
En una sociedad que claramente tiende hacia la conservación, la búsqueda de la sostenibilidad y la protección del medioambiente, donde está continuamente apareciendo normativa para regular estos aspectos, puede ser una herramienta interesante. Por otro lado, a la larga, no tanto por diferenciar a la empresa en el mercado, sino porque esta no quede excluida al no tenerla, puede ser interesante.
¿Pero ahora mismo es mi momento? Depende. Habrá que valorar si nos lo pide el cliente, si participamos en licitaciones públicas (donde tiende a cobrar peso), o si decidimos apostar por ello y usarlo como estrategia de mercado, en cuyo caso deberemos hacer un esfuerzo por darle difusión, tratar de vender nuestro producto como certificado, creando necesidad al cliente etc. La labor comercial en este punto es vital.
Hay mercados en los que es una herramienta sin la que las empresas certificadas no podrían haber entrado.
Ventajas e inconvenientes de certificarse:
- Es imagen para la empresa, compromiso con el medioambiente.
- Puede facilitar la apertura de nuevos mercados. La sociedad en los últimos años se ha ido sensibilizando con los temas medioambientales y en determinados sectores y productos se valora, siendo incluso en algunos casos un requisito de entrada como proveedor.
- Puede ser una vía para diferenciarse de la competencia.
- Ayuda a acreditar la procedencia de nuestros productos de fuentes sostenibles, con origen legal y controlado.
- Puede ayudar a asegurar el cumplimiento de normativa europea (Due Diligence).
- En cuanto a pequeñas empresas, es una primera forma muy sencilla de incorporar un sistema de gestión en la empresa, ya que se controlan entradas de materia prima, salidas de producto, proveedores, formación etc. mientras que en las empresas grandes donde esto está perfectamente interiorizado, no supone ningún esfuerzo añadir una parte de control de los aspectos relacionados con la Cadena de Custodia de la madera.
- Determinadas Administraciones lo valoran en sus procesos de adjudicación. (Compra pública Verde)
- Si no se lleva al día, puede terminar resultando un lastre.
- Requiere implicación y ciertos recursos económicos y de personal.
¿Supone mucho esfuerzo para la empresa?
Supone una implicación. Para empezar, y fundamental, de gerencia. Debe apostar por ello, y es básico para que funcione establecer claramente las responsabilidades de los puestos implicados en esto, de modo que si cada uno hace bien su parte, no supone esfuerzo.
En realidad no supone mucho esfuerzo. Y menos para el que ya tenga algún sistema de gestión o calidad, puesto que lo más arduo es comprender la filosofía de trabajo, que hay una serie de documentación a gestionar para garantizar la trazabilidad y cumplir con los requisitos de la norma, pero ni son cosas complicadísimas, ni requieren horas diarias, ni son grandes papeleos.
Hay dos opciones:
- Si la empresa ya cuenta con un sistema de gestión o de calidad, sencillamente se puede integrar esta certificación en él, de modo que haciendo pequeñas modificaciones en el sistema informático y añadiendo algún procedimiento concreto para el control de la madera que no esté ya incluido en el sistema, se cumplen los requisitos establecidos por las normas de certificación.
- Si la empresa no tiene ninguno de estos sistemas, lo que se hace es elaborar un manual, donde se recogen en varios procedimientos todos los requisitos establecidos en la norma, se fijan una serie de registros a llevar y controlar y se crea una sencilla tabla donde recoger los movimientos de entrada y salida de la madera.
Es importante en este punto, ajustar al máximo el manual y la tabla de control al funcionamiento real de la empresa. Cada empresa es distinta, y aunque siempre hay que hacer algún cambio en la gestión, pues porque puede haber alguna cosa que antes no se controlaba o no se dejaba registrada, que ahora, por requisitos del sistema haya que controlar, lo suyo es que sea el sistema quien se adapte al máximo a la empresa, porque además es la mejor forma de garantizar que las cosas se cumplen y se hacen bien, incorporándolo al día a día de la empresa.
¿Qué esquema elijo: PEFC o FSC?: DEPENDE.
Depende. A la hora de decidir si ir por uno u otro, salvo que por algún motivo seamos unos firmes convencidos de alguno de los dos, deberemos fijarnos en dos aspectos prácticos, que a la larga nos van a evitar complicaciones:
- ¿Qué tipo de proveedor de materia prima tengo o tendría posibilidad de contratar? Es decir, si compro madera en rollo a rematantes de aquí que trabajan todo en España o Francia, muy probablemente me encontraré con que sólo puedo abastecerme con PEFC, mientras que si se trata de una empresa de segunda transformación que compra mucho fuera, a países como Alemania, Inglaterra o EEUU, igual me resulta más factible encontrar materia prima FSC.
- ¿Qué me piden mis clientes? No me sirve ser PEFC si mi cliente me pide FSC, puesto que no se reconocen, y viceversa. Esto, en algunos casos, sobre todo conforme avanzamos eslabones en la cadena de transformación, puede obligar a la empresa a obtener ambas certificaciones para satisfacer la demanda de los distintos clientes. Ambos esquemas no se reconocen. Habría que llevar ambos sistemas por separado, aunque gran parte de la documentación se vea duplicada, o casi.
Pasos a dar para certificarse. Fases del proceso.
Una vez elegido esquema/s, se debe generar cierta documentación que nos permita dar respuesta a los requisitos de los estándares en los que se basan los dos esquemas.
Puedo hacerlo la propia empresa o hacerlo a través de una consultoría que ofrezca esos servicios.
En esa documentación se identifica cómo se gestionan las entradas de materia prima, salidas de producto, proceso de transformación, proveedores, subcontratas, almacenamiento, transporte y todas aquellas fases del proceso por el que pasa la materia prima derivada de madera a lo largo de su transformación en la empresa.
Se traduce en un Manual, donde se va explicando qué se hace, cómo se hace, quién es el responsable, qué registros genera y cómo se controla cada proceso.
Si la empresa cuenta ya con un sistema de gestión, no es más que implantar un procedimiento donde se explica todo lo relacionado con la cadena de custodia de la empresa. El objetivo, documentar cómo se va a proceder para garantizar la trazabilidad del material derivado de madera a lo largo de todo mi proceso.
Habrá que definir qué materiales se van a ver afectados por la certificación, qué certificado (alcance), y por qué método voy a llevar el control, porcentajes, separación física- créditos, transferencia… según qué tipo de proceso productivo tenga la empresa.
Cuanto mejor adaptado esté el Manual a la realidad de la empresa, más eficaz será el sistema, y más sencillo el mantenimiento posterior del mismo.
Una vez se ha implantado el sistema y empezado a funcionar con el manual, acorde a los procedimientos especificados en el mismo y elaborando los consiguientes registros, es decir, una vez que la empresa ha rodado un poco con el Manual y afinado los distintos puntos, se procede a la realización de una auditoría interna del mismo. Debe realizarla alguien con conocimientos en certificación y que conozca la empresa para auditar objetivamente los distintos procesos. Puede realizarlo alguien con formación en CdC de la empresa, no directamente relacionado con la implantación del sistema (es decir, el propio Responsable de CdC no sería válido), o alguien ajeno a la empresa, con conocimientos en certificación y de la empresa.
En esta auditoría se detectan posibles desviaciones, se establecen medidas correctoras y se termina de afinar el sistema.
Paralelamente se contacta con una certificadora que debe realizar el proceso externo de certificación de la empresa. De dicha auditoría se obtienen desviaciones, si procede, se corrigen a través de un PAC y la certificadora tramita junto con el propietario del esquema el certificado de CdC de la empresa.
Esto conlleva unos gastos obligatorios: certificadora y derechos de uso de logo del esquema/s. La implantación del Sistema, puede realizarla la propia empresa o contratar una consultora que le ayude.
Posteriormente, de forma anual, se requiere de la realización de una auditoría interna para evaluar el mantenimiento del sistema, que puede hacer la propia empresa, con los mismos condicionantes que para la primera auditoría interna, y además, una auditoría de mantenimiento por parte de la certificadora, y pago de derecho de usos de logo al esquema/s. Cada cinco años se procede a auditoría de renovación.
